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O PrumoSGC™ em detalhe
O PrumoSGC™ é o sítio de trabalho da agência, aberto no navegador. Na mesma conta ficam o cadastro do prédio, as guias de quota, a assembleia e o portal do condómino, sempre com o nome e a AMI da casa.
A identidade da agência
Quando a conta se abre, a casa já tem nome, NIF, AMI e logótipo. É dessa identidade que saem o correio aos moradores e os documentos em PDF, para o condómino reconhecer de imediato quem administra o prédio.
A equipa trabalha na mesma conta, com papéis distintos: quem administra escreve, quem só consulta lê, e o gestor ou o colaborador de consulta vêem apenas os prédios que lhes forem atribuídos.
O prédio, à vista
Cada condomínio entra com o nome, a morada e a taxa que está em vigor. A primeira página reúne as frações e o que está a chegar ao prazo, seja o seguro, um contrato de manutenção ou uma licença, para o prédio deixar de viver espalhado por folhas soltas.
Quem abre o ecrã encontra o edifício, e não um arquivo à procura de um número.
O cadastro das frações
A agência regista a letra da fração, a tipologia, a área e a permilagem, e ao lado as pessoas: o nome, o correio electrónico, o telefone e, se fizer sentido, o veículo. Essa permilagem é o número com que depois se calcula a quota e o voto na assembleia.
Se estiver certa no cadastro, o resto do mês parte do sítio certo.
As guias de quota
A agência lança o montante do mês a repartir e o PrumoSGC™ emite uma guia por fração, com a fórmula que a lei já conhece: a quota é o montante vezes a permilagem, a dividir por mil. Cada guia tem o seu PDF, o estado (pendente, paga ou em atraso) e pode seguir por correio para o morador daquela fração.
No fim do período, um ficheiro CSV permite lançar as linhas no programa de facturação da agência, que é o sítio onde a casa emite a fatura certificada. A guia do PrumoSGC™ fica como aviso de quota ao condómino.
O ano, nas contas
Em Contas a agência guarda o orçamento do exercício e a percentagem do fundo comum de reserva. A lei pede pelo menos 10 % (Lei n.º 8/2022); se a casa ficar abaixo, o ecrã avisa. Os movimentos do fundo registam-se no mesmo sítio.
O balancete põe lado a lado o que as guias cobraram e o que o prédio gastou, e sai em PDF quando a agência precisar de o mostrar.
A assembleia, com acta
A agência marca a reunião, ordinária ou extraordinária, na sala, à distância ou das duas maneiras. Escreve a ordem de trabalhos, aponta quem veio e conta o voto pelos milésimos de cada fração.
A convocatória e a acta saem em PDF com o logótipo e a AMI da casa, podem seguir por correio e imprimir-se para afixar no prédio.
O painel do dia
Na primeira página da carteira aparece o que pede tempo hoje: uma ocorrência ainda aberta, uma reserva à espera de confirmação, uma quota a vencer, o seguro do prédio, uma acta por enviar ou um documento que continua em rascunho.
Cada linha leva à acção, para a agência tratar a lista no mesmo sítio em vez de a ir buscar a pastas diferentes.
O portal do morador
O condómino com a ficha activa entra no portal com o correio do cadastro, define a palavra-passe e passa a ver as guias da sua fração, os documentos que lhe dizem respeito e a assembleia. Pode comunicar uma avaria nas partes comuns e pedir a reserva de um espaço do prédio; a agência confirma.
Se a ficha estiver desactiva, o portal fecha: o condómino não entra e deixa de receber o correio da casa.
Um tom profissional nos documentos, quando a agência o quiser
A inteligência artificial, fornecida por Júlio Papel eni - Laiss Labs, é opcional. O PrumoSGC™ não depende dela: a agência preenche o modelo, as tabelas saem do cadastro e o PDF nasce com o logótipo e a AMI. Quem preferir redigir tudo à mão continua a ter o mesmo programa, os mesmos documentos e o mesmo resultado.
Quando a casa decide usá-la, o proveito está no tom. A sugestão trabalha um campo livre de cada vez, um aviso, a ordem de trabalhos ou uns artigos do regulamento, e procura um texto apropriado e profissional, sem a frase ambígua, sem misturar dois assuntos no mesmo parágrafo e sem a formulação que depois se lê de duas maneiras. Num condomínio, essa falta de clareza é o caminho mais curto para a confusão entre vizinhos e, por vezes, para o litígio. A agência lê sempre a proposta, corta o que não serve e fica com o critério dela no papel.
Com o tempo, os documentos da administração passam a soar à mesma casa. Essa consistência valoriza o trabalho da agência junto do prédio, porque o condómino reconhece o cuidado e a pasta da assembleia deixa de parecer um conjunto de textos escritos por pessoas que não se falaram.