Convocatória de assembleia: modelo e prazos

Função da convocatória

A assembleia de condóminos (artigo 1430.º do Código Civil) só delibera validamente se tiver sido regularmente convocada. A convocatória informa cada condómino de quem convoca, do dia, da hora, do local ou meio em primeira e segunda convocação, e da ordem de trabalhos detalhada, com a antecedência do artigo 1431.º.

Uma convocatória incompleta ou tardia é um dos motivos mais frequentes de impugnação. As deliberações de uma assembleia irregularmente convocada são anuláveis no prazo de 60 dias (artigo 1433.º). Corrigir no próprio dia da reunião, em regra, não sana o vício.

Quem convoca

Em regra, convoca o administrador. Condóminos que representem pelo menos 25 % do capital investido podem exigir uma assembleia extraordinária; se o administrador recusar, podem convocá-la eles próprios.

A assembleia ordinária realiza-se na primeira quinzena de janeiro (contas do ano anterior, orçamento, fundo de reserva, eleição ou renovação do administrador). O administrador que a omite falha uma função do artigo 1436.º.

Qualquer condómino pode pedir a inclusão de pontos na ordem de trabalhos, com antecedência razoável. A ordem não se improvisa na véspera.

Antecedência de dez dias

A convocatória envia-se com pelo menos dez dias de antecedência em relação à data da reunião. O prazo conta-se até ao dia da assembleia, não até à data em que o administrador redigiu o texto.

Em carta registada, a prática prudente conta a data do registo acrescida do tempo postal habitual. Para a ordinária de janeiro, o envio no final de dezembro evita o aperto dos correios. A Lei n.º 8/2022 admite o correio electrónico quando o condómino tiver indicado, por escrito, um endereço para esse efeito. Quem não indicou continua a ser convocado por via postal ou pelo meio que o regulamento válido preveja.

O email «porque está no cadastro da agência» não substitui a indicação do condómino. Guardar prova de envio (registo, confirmação, cópia do PDF) é tão importante como o texto.

Conteúdo obrigatório

A convocatória profissional inclui:

• identificação de quem convoca (administrador ou grupo de condóminos com a permilagem suficiente);
• identificação do condomínio (morada e, se útil, NIF);
• data, hora e local da assembleia em primeira e segunda convocação;
• a ordem de trabalhos, ponto a ponto, com detalhe bastante para se perceber o que vai ser votado;
• se a reunião for telemática ou mista (Lei n.º 8/2022), a indicação clara do meio de comunicação.

A segunda convocação realiza-se, na prática, trinta minutos depois, no mesmo local ou meio e com a mesma ordem de trabalhos, para o caso de falta de quorum na primeira. Omiti-la obriga a nova convocatória se a primeira sessão não reunir.

Pontos vagos («assuntos diversos», «outros») não sustentam deliberações de fundo: aprovação de contas, orçamento, nomeação de administrador, inovações (artigo 1425.º, dois terços do valor do prédio) ou obras extraordinárias. «Assuntos diversos» serve para informação, não para votar uma empreitada.

Boa técnica: numerar os pontos; indicar montantes quando se vote dinheiro; anexar contas, orçamento ou propostas. Mencionar que os condóminos se podem fazer representar por procuração.

Ordem de trabalhos típica da ordinária

Na primeira quinzena de janeiro, a sequência habitual é:

1. apreciação da ata da reunião anterior, se ainda não estiver aprovada;
2. apreciação e votação das contas do exercício findo;
3. apreciação e votação do orçamento e do fundo comum de reserva (mínimo de 10 %, artigo 4.º do DL 268/94);
4. eleição ou renovação do administrador;
5. outros pontos concretamente descritos (seguro, obras, regulamento).

A maioria é, em regra, a do capital presente, salvo as maiorias qualificadas da lei. A convocatória não precisa de reproduzir o Código Civil; precisa de não esconder o objecto da votação.

Vício e prazo de 60 dias

Convocatória tardia, ordem de trabalhos omissa, meio electrónico usado sem indicação do condómino, local ou hora errados: qualquer destes vícios alimenta a anulação das deliberações no prazo de 60 dias. O condómino que não foi convocado está especialmente legitimado.

A ata posterior não convalida uma convocatória nula. O PDF timbrado também não: o que vale é o conteúdo, a antecedência e a prova de que cada fração foi avisada.

No PrumoSGC™

No PrumoSGC™ a agência marca a assembleia (ordinária ou extraordinária; presencial, à distância ou mista), escreve a ordem de trabalhos e gera a convocatória em PDF a partir do modelo Markdown, com identidade da agência (logótipo e AMI) pelo LaissPdf. O cadastro injecta o nome do condomínio e, em anexo, as permilagens.

A plataforma não envia a convocatória por correio, email certificado ou WhatsApp. Não conta os dez dias nem bloqueia uma ordem de trabalhos vaga. O PDF é o documento de trabalho; o envio tempestivo e o meio legalmente válido são da agência. Não há votação em vídeo em directo nem aplicação para condóminos.