Obrigações legais do administrador: guia completo

Quem pode ser administrador

O condomínio em propriedade horizontal não se administra por instinto. A assembleia delibera (artigo 1430.º do Código Civil); o administrador executa e representa o prédio nas relações correntes.

Nos termos do artigo 1435.º, a assembleia nomeia o administrador. Pode ser um condómino ou um terceiro, pessoa singular ou sociedade, incluindo uma agência imobiliária com licença AMI. A nomeação faz-se por maioria simples dos votos representativos do capital investido dos presentes, nas regras de funcionamento da assembleia (artigo 1432.º).

O mandato tem a duração de um ano e é renovável por períodos iguais, salvo deliberação em contrário. A assembleia pode destituir o administrador a qualquer momento, com a mesma maioria simples.

Se ninguém for eleito, a lei atribui o cargo ao condómino titular da maior permilagem. A ausência de administrador não suspende as obrigações do condomínio: o edifício continua a precisar de seguro, de conservação e de pagamento a fornecedores. Qualquer condómino pode, ainda, pedir a nomeação judicial.

Ser administrador, mesmo a título gratuito num prédio de duas frações, sujeita a pessoa às mesmas funções legais. O desconhecimento do artigo 1436.º não as dispensa.

Funções do artigo 1436.º

O artigo 1436.º elenca as funções nucleares:

• convocar a assembleia e executar as deliberações;
• elaborar o orçamento das receitas e despesas e submetê-lo à assembleia;
• cobrar as quotizações e as demais receitas, e pagar as despesas comuns;
• exigir de cada condómino a respectiva quota-parte nos encargos;
• realizar o seguro do edifício contra o risco de incêndio, nos termos do artigo 1429.º e do Decreto-Lei n.º 268/94;
• velar pela conservação das partes comuns e pela prestação dos serviços de interesse comum;
• prestar contas à assembleia;
• representar o condomínio perante condóminos e terceiros, na medida das suas funções.

A estas funções somam-se as que a assembleia ou o regulamento atribuam, desde que não contrariem normas imperativas. O administrador não é dono do prédio: actua em nome do condomínio.

Obrigações financeiras

O orçamento anual deve ser realista e incluir a dotação do fundo comum de reserva: no mínimo 10 % do orçamento anual das despesas ordinárias, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 268/94. O fundo destina-se a conservação extraordinária e vive em conta bancária distinta.

A cobrança das quotas é dever legal, não um favor. Compete ao administrador emitir os avisos, manter o mapa de dívidas e, em mora, interpelar e, se necessário, recorrer às vias de cobrança. A ata da assembleia que aprovou as quotas é título executivo (Lei n.º 8/2022).

A prestação de contas apresenta-se na assembleia ordinária, na primeira quinzena de janeiro: receitas, despesas, saldos, valores em dívida e movimentos do fundo. Os documentos fiscais conservam-se, em regra, dez anos.

Seguros, segurança e conservação

O administrador celebra e mantém o seguro de incêndio das partes comuns. O capital deve corresponder ao custo de reconstrução, não ao valor patrimonial tributário. As frações autónomas são seguradas pelos respectivos proprietários; se algum omitir a apólice, o administrador pode contratá-la e imputar o prémio.

Cabe-lhe ainda a manutenção corrente prevista no orçamento: elevadores, instalações de gás e electricidade das zonas comuns, equipamentos de combate a incêndio, limpeza. Obras ordinárias no orçamento não esperam por assembleia extraordinária. Obras extraordinárias e inovações (dois terços do valor do prédio, artigo 1425.º) exigem deliberação.

Assembleias e prazos

O administrador convoca a assembleia ordinária na primeira quinzena de janeiro e as extraordinárias quando necessário ou quando condóminos que representem pelo menos 25 % do capital o solicitem. A convocatória observa o artigo 1431.º: antecedência mínima de dez dias, conteúdo completo, segunda convocação (na prática, trinta minutos depois).

A Lei n.º 8/2022 admite convocatória por correio electrónico se o condómino tiver indicado o endereço, e assembleias por meios telemáticos, desde que a identificação e o voto fiquem registados. A ata deve ser elaborada e disponibilizada no prazo de 30 dias.

O administrador redige a ata, executa o que foi deliberado mesmo que discorde, e guarda o arquivo (título, regulamento, atas, contratos, apólices, correspondência). Na cessação do mandato, entrega tudo ao sucessor.

Responsabilidade

O administrador responde civilmente por danos causados com negligência ou dolo, omissão do seguro, falta de obras urgentes, confusão de tesourarias, execução de deliberações inexistentes. A responsabilidade pode ser pessoal quando actua fora dos poderes da assembleia ou viola normas imperativas.

A transparência, contas reconciláveis, convocatórias tempestivas, arquivo completo, é a melhor protecção. Um seguro de responsabilidade civil profissional é prudente para quem exerce a função a título empresarial.

No PrumoSGC

No PrumoSGC™ o papel «administrador» é o da agência, com acesso ao perfil (logótipo, AMI, SMTP), à equipa e a todos os condomínios. O gestor trata dos prédios atribuídos; a consulta lê sem escrever. A plataforma não nomeia o administrador do artigo 1435.º: isso continua a ser da assembleia, com ata.

A agência usa o cadastro (frações, permilagens, moradores, veículos), lança taxas e despesas, emite guias de quota em PDF/CSV (a fatura certificada sai do software de facturação da agência), marca assembleias com presenças e voto por permilagem, e gera convocatória e ata em PDF A4 pelo LaissPdf. Em Contas ficam o orçamento, o fundo de 10 % e o balancete em PDF.

Não há aplicação para condóminos, votação em vídeo em directo, WhatsApp, tickets nem redacção por inteligência artificial. Os prazos legais (dez dias, primeira quinzena de janeiro, 30 dias da ata) são da agência, não de um alerta automático do produto.