Como elaborar o orçamento anual do condomínio

O orçamento como instrumento legal

O artigo 1436.º do Código Civil inclui, nas funções do administrador, a elaboração do orçamento das receitas e despesas e a sua submissão à assembleia. Sem orçamento aprovado, a cobrança das quotas ordinárias perde clareza e a prestação de contas no ano seguinte não tem termo de comparação.

O orçamento é a previsão fundamentada do que o prédio precisa para conservar e fruir as partes comuns (artigo 1421.º) no exercício seguinte, acrescida do fundo comum de reserva mínimo de 10 % (artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 268/94). Não é uma fotocópia do ano anterior com «mais 5 %».

A assembleia ordinária, na primeira quinzena de janeiro, é o momento próprio de o votar. A convocatória (antecedência de dez dias, ordem de trabalhos detalhada) deve incluir o ponto com o montante global e, de preferência, o mapa de rubricas.

Rubricas de despesas ordinárias

A estrutura deve ser legível para condóminos que não são contabilistas. Rubricas típicas de um edifício de habitação:

• energia e água das zonas comuns;
• limpeza e higiene;
• manutenção de elevadores, portões, bombas, ventilação e instalações gerais;
• seguro: no mínimo, o de incêndio do artigo 1429.º e do DL 268/94; o multirriscos, se existir, descreve-se à parte;
• honorários de administração;
• inspecções, certificações e obrigações regulamentares periódicas;
• conservação corrente (pequenos reparos, materiais);
• comunicações e expediente (incluindo o custo de convocatórias).

Cada rubrica tem um valor e, quando o desvio do ano anterior tiver sido grande, uma nota de uma linha (contrato novo, inflação do seguro, avarias repetidas). Anexar os contratos principais ou os seus prazos de vencimento evita discussões sobre números soltos.

O que não deve ir no ordinário

Obras extraordinárias e inovações (artigo 1425.º, em regra dois terços do valor do prédio) não se disfarçam numa rubrica «diversos». Têm ponto próprio na ordem de trabalhos, orçamento de empreitada e, se for caso disso, rateio autónomo.

Despesas que a lei ou o título imputem a uma fração determinada (uso exclusivo de parte comum, dano causado por um condómino) também não se diluem no orçamento geral.

O fundo de reserva não se confunde com uma rubrica de conservação corrente. Constitui-se além da exploração e deposita-se em conta própria, para conservação extraordinária.

Receitas e fórmula das quotas

Do lado das receitas, o orçamento prevê as quotizações calculadas pela fórmula do artigo 1424.º:

quota da fração = (permilagem / 1000) × orçamento a repartir

Se o orçamento de exploração é 18 000 € e o fundo mínimo é 1 800 €, o total a repartir é 19 800 €. Uma fração de 50 ‰ paga (50 / 1000) × 19 800 = 990 € no ano.

Eventuais rendimentos de partes comuns (publicidade, antenas, cedência de espaços) abatem-se com transparência. Não se «esquecem» no mapa para compensar um atraso de quotas.

Depois da aprovação, o administrador comunica os novos valores com tempo. Manter a prestação antiga até Março «porque já estava no débito» desfaz o orçamento votado.

Aprovação e execução

Em regra, delibera a maioria do capital presente (artigo 1432.º), em primeira ou segunda convocação (esta, na prática, trinta minutos depois). A ata regista os votos em ‰ e disponibiliza-se em 30 dias. A Lei n.º 8/2022 deu-lhe força de título executivo para as quotas.

Ao longo do ano, o administrador executa o que foi aprovado, lança as despesas na rubrica certa e, no janeiro seguinte, confronta previsão e realização. Desvios graves explicam-se; despesas sem cobertura deliberativa contestam-se. Os documentos fiscais conservam-se dez anos.

Um calendário útil começa em Novembro: pedir propostas de seguro e de manutenção, fechar o mapa de dívidas, redigir o projecto de orçamento e o ponto do fundo de 10 %. A convocatória sai com dez dias de antecedência, para a reunião cair na primeira quinzena de janeiro. Em segunda convocação, trinta minutos depois, delibera a maioria do capital presente, salvo as maiorias qualificadas (inovações: dois terços do valor do prédio).

Os honorários da administração são uma rubrica ordinária, não um extra cobrado «por fora» sem deliberação. Se a agência facturar serviços extraordinários (acompanhamento de obra, processo judicial), a assembleia deve conhecer o critério. Misturar honorários da agência com despesas do prédio na mesma fatura, ou usar o NIF do condomínio (prefixo 9) para a actividade da agência, baralha o Modelo 10 e a prestação de contas.

Quotas em mora não se «compensam» cortando a limpeza ou o seguro. O orçamento executa-se; a cobrança segue a interpelação, os juros de 4 % (Portaria n.º 291/2003) e, se necessário, o Julgado de Paz ou a injunção. O fundo de reserva não tapa buracos de tesouraria causados por atrasos.

No PrumoSGC

No PrumoSGC® a secção Contas guarda o orçamento do exercício, a percentagem do fundo (mínimo 10 %) e o balancete (guias cobradas versus despesas), visível em ecrã e em PDF. A taxa mensal é o montante a repartir pelas permilagens do cadastro; as guias de quota PDF/CSV não são faturas certificadas.

A agência gera convocatória e ata da assembleia que aprova o orçamento, com voto por permilagem. O produto não elabora o orçamento por inteligência artificial, não liga ao banco e não substitui o TOC. Os papéis administrador / gestor / consulta definem quem altera os números.