RGPD e condomínios

Porque a administração trata dados pessoais

Administrar um condomínio é tratar informação sobre pessoas. Nomes, moradas, correio electrónico, telemóveis, identificação de frações, matrículas e, por vezes, imagens de câmaras nas partes comuns constituem dados pessoais no sentido do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), complementado em Portugal pela Lei n.º 58/2019. A Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) fiscaliza este domínio e tem aplicado sanções, sobretudo em matéria de videovigilância.

O Código Civil impõe ao administrador (artigos 1435.º e 1436.º) convocar assembleias, cobrar encargos (artigo 1424.º), emitir a declaração para alienação da fração (artigo 1424.º-A) e representar o condomínio. Cumprir estes deveres sem dados de contacto e de identificação das frações é impossível.

A base legal do tratamento não é um consentimento genérico obtido no hall. Será, conforme o caso, o cumprimento de obrigação jurídica, a execução de um contrato de administração ou o interesse legítimo de gerir a segurança e a conservação das partes comuns, sempre com necessidade e proporcionalidade. O consentimento continua a ser útil para finalidades extra (lista de telemóveis para convívio, fotografia de uma festa no jardim). Não deve ser a muleta para o que a lei já manda fazer.

Responsável e subcontratante

O responsável pelo tratamento decide as finalidades e os meios. O subcontratante trata por conta do responsável, segundo instruções documentadas (artigo 28.º do RGPD).

No condomínio, o responsável tende a ser o próprio condomínio, actuando pela assembleia e pelo administrador. Quando uma agência exerce a administração profissional, o contrato deve esclarecer o papel: a agência pode ser responsável (ou corresponsável) se decide como organiza o ficheiro, ou limitar-se a executar instruções da assembleia. Em caso de incidente, a CNPD perguntará quem decidia.

O PrumoSGC™ fornece uma ferramenta à agência. A agência introduz os dados, define quem na equipa acede e para que fins os usa. O software não decide cobrar uma quota nem convocar uma assembleia. Essa divisão deve estar reflectida no contrato de utilização e, quando aplicável, num acordo de subcontratação.

Três camadas, portanto: condomínio / assembleia; agência administradora; fornecedor da plataforma. Misturá-las num único «o programa é o responsável» está errado.

Categorias de dados na prática

No cadastro corrente de uma administração portuguesa aparecem, com frequência:

• moradores e condóminos: nome, fração, qualidade (proprietário, arrendatário), contactos;
• email, telefone, morada de correspondência;
• veículos: matrícula e modelo, quando o prédio gere estacionamento comum;
• dados financeiros mínimos para imputar quotas e dívidas da fração;
• videovigilância, se existir: imagens de partes comuns.

O princípio da minimização manda recolher só o necessário. Dados especialmente protegidos (saúde, origem racial, infracções) não pertencem ao ficheiro do condomínio, salvo necessidade excepcional e base legal própria. Uma nota do tipo «o Sr. X está doente, por isso não paga» é má gestão e mau cumprimento do RGPD.

Os titulares têm direito de acesso, rectificação, limitação e, em certos casos, apagamento e oposição. O prazo de resposta é, em regra, um mês. Dados necessários a obrigações legais (atas, registos fiscais conservados dez anos) não se apagam por pedido.

CCTV nas partes comuns

As câmaras só podem filmar partes comuns. Não apontam para a via pública, para propriedade alheia nem para o interior das frações. A instalação aprova-se em assembleia. Afixam-se avisos visíveis (finalidade, responsável, direitos).

As imagens conservam-se no máximo 30 dias, salvo se forem necessárias como prova em processo. O acesso é restrito e registado. Gravar áudio sai, em regra, do quadro lícito. A cedência a terceiros, incluindo polícia, segue os canais legais, não o envio informal pelo telemóvel do administrador.

A CNPD tem sido particularmente atenta a este ponto. Uma câmara «só para ver quem suja o hall», sem deliberação nem avisos, é um risco concreto de coima.

Comunicações: nada de listas no hall

A afixação de listas de devedores no hall é uma violação grave da protecção de dados. A dívida comunica-se individualmente ao condómino em causa, por carta ou pelo email que ele tenha indicado (Lei n.º 8/2022). O mesmo vale para «quadro de honra» de infracções ao regulamento ou para fotografias de veículos mal estacionados com matrícula visível.

A partilha com fornecedores, seguradoras ou advogados é legítima quando necessária à gestão, limitada ao indispensável, e coberta por cláusulas de subcontratação. A convocatória e a ata identificam frações e permilagens porque a lei da propriedade horizontal o exige; não se transformam num boletim público de moradas e NIFs.

Medidas de segurança

Passwords, controlo de acessos, cópias de segurança e destruição segura de papel são medidas mínimas. Um computador portátil da agência com o cadastro sem protecção, se for furtado, pode constituir uma violação a notificar à CNPD no prazo de 72 horas. Os papéis da equipa (quem lê, quem escreve) não são um capricho de software: são uma medida organizativa do artigo 32.º do RGPD.

No PrumoSGC

O PrumoSGC® guarda o cadastro da agência, condomínios, frações, permilagens, moradores e veículos: com três papéis: administrador, gestor e consulta. Não há auto-registo público nem aplicação móvel para condóminos. Os documentos saem em PDF A4 (LaissPdf) com identidade da agência.

A plataforma não gere videovigilância, não apaga imagens ao 30.º dia, não envia notificações de violação à CNPD e não publica listas. Não há WhatsApp, tickets nem portal do morador para exercício autónomo dos direitos RGPD. O pedido de acesso trata-se pela agência, com base no cadastro que ela própria introduziu. A agência (e o condomínio) decide as finalidades.