Como usar o PrumoSGC

O que a plataforma é: e o que ainda não é

O PrumoSGC™ é o software de gestão de condomínios de Júlio Papel eni, pensado para agências imobiliárias e administrações profissionais. Corre no browser. Cada agência trabalha no seu âmbito: os condomínios, as frações e os documentos de uma agência não se misturam com os de outra.

Destina-se a manter o cadastro do prédio, a memória de taxas e despesas, a produzir guias de quota e a gerar documentos oficiais em PDF com a identidade da agência.

No estado actual não inclui:

• aplicação nas lojas (o portal do morador instala-se como PWA no browser);
• votação em vídeo em directo;
• WhatsApp ou outro canal de mensagens;
• débito directo.

A redacção por IA é opcional e limitada: sugere texto só para campos livres dos modelos (ordem de trabalhos, aviso, artigos do regulamento). Tabelas de frações, permilagens, AMI e valores do cadastro não passam pelo modelo. O gestor pode gerar o PDF sem a IA. Não há chatbot.

O portal do morador está em /portal: o condómino pede a activação com o mesmo email do cadastro, define a palavra-passe no link que recebe por email e consulta guias da fração, documentos do prédio e da sua unidade, convocatórias e actas. Pode reportar ocorrências (partes comuns ou a sua fração) e pedir a reserva de espaços comuns; a agência confirma. Rascunhos e documentos só da agência não aparecem.

O painel de condomínios reúne, abaixo dos indicadores, as atenções da agência: pedidos (ocorrências e reservas), vencimentos (quotas, manutenção, seguros e contratos) e documentos por publicar ou enviar. Cada linha tem a data, o condomínio e a acção principal, confirmar, assumir, publicar, sem ter de ir a cada menu.

As guias de quota (avisos de quota por fração) emitem-se a partir da taxa mensal e da permilagem, com PDF e CSV para a agência transpor no software certificado dela. O PrumoSGC™ não emite fatura certificada. As assembleias registam presenças e o voto por permilagem, e geram convocatória e ata em PDF. Quem precise de mediador de seguros, TOC ou mandatário judicial trata-os fora da plataforma.

Entrar e papéis da equipa

O acesso faz-se por login com o email e a palavra-passe criados pelo administrador da agência. Não há auto-registo público. Os colaboradores são convidados internamente.

Há três papéis:

• Administrador: acesso total à agência: dados empresariais, logótipo, licença AMI, SMTP, gestão de colaboradores, modelos de documentos e todos os condomínios;
• Gestor: gere os condomínios que lhe foram atribuídos (cadastro, taxas, despesas, assembleias, geração de documentos);
• Consulta: leitura dos condomínios atribuídos, sem escrita.

O papel «administrador» no PrumoSGC® é o da agência, não o cargo do artigo 1435.º do Código Civil. A mesma pessoa pode ser as duas coisas; o software não nomeia o administrador do prédio. Essa nomeação continua a ser da assembleia, com ata.

Um utilizador de consulta vê, não altera. Serve a um sócio da agência ou a um colaborador que só precisa de confirmar dados antes de uma escritura.

Dados da agência

Antes de produzir PDF úteis, o administrador da agência preenche o perfil: nome, NIF, morada, email, telefone, sítio na Internet, licença AMI e logótipo. Configura o SMTP (Gmail da agência) para que guias, avisos de mora, convocatórias e actas saiam com o remetente do cliente. Sem SMTP configurado, o envio aos moradores é recusado.

Estes elementos passam para o cabeçalho e o rodapé dos PDF gerados pelo motor LaissPdf. Um modelo correcto com uma agência sem logótipo nem AMI produz um documento possível, mas visualmente incompleto. Vale a pena tratar esta ficha como papel timbrado digital.

Cadastro do condomínio

Cada prédio entra como condomínio (nome e morada). Dentro dele registam-se as unidades / frações: designação, letra da fração, piso, tipologia, áreas, permilagem. A soma das permilagens deve corresponder ao capital do prédio no título constitutivo. O software não valida a escritura; reproduz o que a agência introduzir. Erro no cadastro propaga-se às guias, à declaração de encargos e aos anexos das convocatórias.

Em cada unidade registam-se moradores (nome, email, telefone) e, se a gestão o justificar, veículos (matrícula, modelo). Estes dados servem a contactos e, quando existirem, a regras de estacionamento. São dados pessoais: ver o guia sobre protecção de dados. Não é necessário fichar o conteúdo da casa nem o estado de saúde de ninguém.

O cadastro não substitui o livro de atas nem o título na conservatória. Substitui a folha de cálculo perdida no correio de um colaborador que já saiu.

Taxas, despesas e guias

A agência regista a taxa de condomínio, o montante mensal a repartir pelas permilagens, e as despesas (descrição, categoria, valor, data). Em Guias emite-se uma guia de quota por fração:

quota = montante × permilagem / 1000

Cada guia tem PDF, estado interno (pendente, paga, em atraso) e visibilidade de fração. Há ainda o PDF/CSV do período e o relatório de cobrança, para a agência lançar as linhas no software certificado. A guia (e o aviso de mora, se estiver vencida) pode enviar-se por email aos moradores da fração, pelo SMTP da agência; o registo fica em Emails. Este registo apoia a prestação de contas; não é fatura certificada, recibo de quitação nem documento fiscal.

O NIF do condomínio (na prática portuguesa, começa por 9) e as faturas aos fornecedores em nome do prédio tratam-se no circuito fiscal da agência e do TOC, não neste ecrã.

Assembleias e contas

Em Assembleias marca-se a reunião (ordinária ou extraordinária; presencial, à distância ou mista), a ordem de trabalhos (uma linha por ponto de voto), as presenças e o voto por permilagem. A convocatória e a ata saem dos modelos Markdown da agência, com os dados da reunião já preenchidos, e podem enviar-se por email a todos os moradores com endereço no cadastro (Lei n.º 8/2022). A validade jurídica (antecedência de dez dias, maiorias, segunda convocatória, artigo 1433.º) continua a ser da assembleia.

O meio técnico de uma reunião à distância (videoconferência de terceiros) organiza-se fora do PrumoSGC®. A plataforma não transmite vídeo nem colhe votos em directo no ecrã do condómino.

Em Contas confirmam-se o orçamento do exercício, o fundo (mínimo legal 10 %) e o balancete (guias cobradas versus despesas), em ecrã e em PDF.

Em Manutenção registam-se ocorrências (partes comuns ou de uma fração) e planos preventivos (próxima data do elevador, caleiras, extintores). O morador pode abrir uma ocorrência no portal. Em Reservas descrevem-se os espaços comuns; o morador pede um horário e a agência confirma. Pedidos sobrepostos são recusados. Isto não substitui o contrato do elevador nem um sistema de ordens de trabalho com prazos de SLA.

Documentos Markdown e fluxo típico

Os modelos em Markdown, convocatória, ata, regulamento, declaração de encargos, aviso, outro, são definidos pelo administrador da agência. Na geração, o utilizador preenche os campos pedidos. A plataforma injecta nome do condomínio, morada, permilagens e identidade da agência, e o LaissPdf produz um PDF A4 com DocID. O ficheiro nasce rascunho: publicar no portal, enviar por email e afixar no prédio são passos seguintes, na ficha do documento.

Fluxo típico de um gestor, numa semana normal:

1. confirmar que o cadastro da fração que vai ser vendida está certo;
2. lançar a despesa da manutenção do elevador;
3. emitir as guias do mês, descarregar o PDF da fração e o CSV do período para o software certificado;
4. gerar a declaração de encargos em PDF;
5. marcar a assembleia ordinária, gerar a convocatória e, depois da reunião, registar presenças, votos e a ata;
6. em Contas, confirmar o orçamento, o fundo de 10 % e o balancete do exercício;
7. em Manutenção, tratar ocorrências e marcar o próximo ciclo do elevador; em Reservas, confirmar o pedido da sala comum.

Nada disto cobra por débito directo ou notifica o condómino por SMS. O PDF é o texto; o envio é um acto da administração.

Limites que convém ter presentes

O PrumoSGC™ não é o tribunal, o TOC, o mediador de seguros nem o advogado. Não decide inovações do artigo 1425.º nem substitui a assembleia. Não gere videovigilância. O portal do morador é consulta e pedidos (ocorrências e reservas), não votação em directo nem app das lojas.

A agência é responsável pelos dados que introduz e pelos actos de administração que pratica. Os termos de utilização da plataforma descrevem essa fronteira. A lei da propriedade horizontal, Código Civil, Decreto-Lei n.º 268/94, Lei n.º 8/2022, prevalece sobre qualquer ecrã.