Preparar os modelos de documentos

Antes da primeira assembleia, alguém tem de decidir como soa a convocatória desta agência. Os gestores não editam modelos: usam o que estiver activo. Se o administrador deixar o texto de laboratório, sai o texto de laboratório em todos os prédios. Se o adaptar uma vez, com o tom da casa, toda a gente gera o mesmo papel.

Isto é trabalho do administrador. Os gestores geram o PDF no prédio; não alteram o molde. A ficha da agência já deve ter logótipo e AMI. Abra Administração → Modelos de Documentos.

O que vai aprender

• O que significa «um modelo activo por tipo».
• O que se escreve à mão no Markdown e o que a plataforma tira do cadastro (frações, permilagens, AMI).
• Como mudar de texto sem apagar o que já existia.

Um activo por tipo. É este Markdown que o gestor encontra quando gera o documento no condomínio.

Passo 1: Veja o que está activo

Há tipos: convocatória, ata, aviso, regulamento, declaração, outro. Em cada tipo, um está activo, é o que o gestor vê. Os restantes ficam inactivos e podem voltar a ser activados mais tarde.

Os textos que vêm no laboratório servem de base. Em produção, leia-os com o tom da agência: «V. Exas.» ou um registo mais directo, mas o mesmo em todos os prédios.

Passo 2: Edite o Markdown sem duplicar o cadastro

1. Abra o modelo activo.
2. Mexa em títulos, cláusulas, campos {{campo:…}} narrativos: a ordem de trabalhos, o corpo do aviso.
3. Não desenhe à mão a tabela de frações e permilagens. A plataforma mete-as do cadastro na geração. Se as escrever no molde, desactualizam-se na primeira venda.

Grave. Peça a um gestor para gerar um rascunho num prédio de teste e leia o PDF como se fosse condómino. O cabeçalho traz um DocID de 9 algarismos seguidos, sem pontos nem espaços, por exemplo 016743200.

Passo 3: Trocar de texto sem destruir o antigo

Crie outro modelo do mesmo tipo, active-o, deixe o anterior inactivo. Não precisa de apagar. Daqui a um ano, se o tom novo não resultar, o antigo ainda está lá.

Aviso-tipo «proibição de grelhar»

Modele o tipo aviso com estrutura (assunto, texto, assinatura da administração). Em cada prédio o gestor só preenche o caso, Publicar avisos e documentos. O molde não deve citar um condómino pelo nome.

Convocatória com segunda convocação

O modelo já prevê data, hora, local e ordem de trabalhos. Os dez dias do artigo 1431.º não se programam no Markdown: correm no calendário da assembleia. O texto lembra a regra; a validade é da reunião.

A IA sugeriu um tom demasiado solto

A IA só escreve campos livres. Revise o texto antes de gerar o PDF. Sem a IA, o documento gera-se na mesma, com o que o gestor escrever.

Consulta a ler modelos

O papel consulta não altera. Serve para um sócio ler o padrão antes de uma assembleia difícil.

Está feito quando

• Cada tipo que a agência usa tem um modelo activo revisto.
• Nenhum modelo contém uma tabela de permilagens copiada de um prédio antigo.
• Um gestor consegue gerar um rascunho a partir do modelo activo.

Tutorial seguinte

Criar o condomínio e as frações, o cadastro do prédio, que vai alimentar esses modelos.