Documentos oficiais em PDF

Para que serve um PDF da administração

A propriedade horizontal vive de actos escritos. A convocatória do artigo 1431.º do Código Civil, a ata da assembleia, o regulamento, a declaração de encargos do artigo 1424.º-A e o aviso pontual aos condóminos são o rasto que permite cobrar, provar, vender a fração e substituir o administrador sem amnésia.

O PrumoSGC™ oferece modelos em Markdown, preenchimento a partir do cadastro, e conversão para PDF A4 com a identidade da agência. O motor chama-se LaissPdf: recebe o texto já composto, aplica logótipo, contactos, licença AMI, numeração de página e um identificador de documento (DocID), e devolve um ficheiro imprimível.

O resultado parece «oficial» porque está timbrado. A força do acto depende do conteúdo e do procedimento, convocatória tempestiva, deliberação válida, assinaturas, não do motor de PDF. Um documento bem composto de uma assembleia que não foi convocada não convalida a reunião.

Markdown como matéria-prima

Cada modelo vive em Markdown: títulos, negritos, listas, parágrafos. A agência (papel administrador no PrumoSGC®) edita o modelo uma vez; os gestores reutilizam-no em cada condomínio. Há um modelo activo por tipo, para não se gerar a convocatória A na segunda-feira e a B na terça, com cláusulas diferentes, por esquecimento. O papel consulta lê, não altera modelos.

O Markdown não numera artigos automaticamente com valor legal, não controla margens de escritura e não substitui o papel timbrado depositado na conservatória. Serve a documentos de gestão corrente. Tabelas de frações e permilagens são injectadas pela plataforma a partir do cadastro; não devem ser reescritas à mão no modelo, sob pena de o PDF divergir do título constitutivo.

A plataforma não entrega o documento a um chatbot. Os valores do cadastro e as tabelas de frações saem sempre da plataforma. Nos campos livres ({{campo:…}} narrativos, ordem de trabalhos, texto do aviso, artigos adicionais), o gestor pode pedir uma sugestão à IA; o texto é sempre revisto antes de gerar o PDF. Sem a IA, o documento gera-se na mesma, com os campos em branco ou preenchidos à mão.

Identidade da agência

O LaissPdf lê o perfil da agência: nome, morada, email, telefone, sítio, licença AMI e logótipo. Estes dados aparecem no documento gerado, de modo a que o condómino reconheça quem administra, e a que um terceiro (notário, banco, comprador) saiba a quem pedir confirmação.

Sem AMI preenchida, o PDF omite a linha de licença. Sem logótipo, sai só o texto. Convém tratar esta ficha antes da primeira assembleia da época, não no fim da tarde da convocatória. O SMTP da agência, se estiver configurado, diz respeito ao envio de correio; o PDF em si não vai sozinho para os condóminos. Não há envio por WhatsApp.

Tipos de modelo

A plataforma prevê os tipos seguintes:

• Convocatória: assembleia, ordem de trabalhos, segunda convocação, anexo de permilagens;
• Ata: número, data, local, presenças, deliberações, votação, encerramento, anexo de permilagens;
• Regulamento: estrutura de base e anexo de frações, áreas e permilagens;
• Declaração de encargos: artigo 1424.º-A, fração, proprietário, dívidas e encargos em vigor;
• Aviso: comunicação pontual da administração;
• Outro: texto livre no mesmo motor, sem fingir um tipo legal específico (útil, por exemplo, para um auto de entrega na substituição do administrador).

Os modelos pré-carregados são bases de trabalho. A agência adapta-os à sua prática. Uma cláusula de segunda convocação copiada do modelo não dispensa verificar o artigo 1432.º. A declaração de encargos não dispensa conferir o mapa de dívidas antes de gerar o PDF.

Elementos legais da convocatória

O modelo de convocatória deve permitir, e a agência deve preencher, o que o artigo 1431.º e a Lei n.º 8/2022 exigem na prática:

• quem convoca (administrador ou condóminos com pelo menos 25 % do capital);
• identificação do condomínio;
• data, hora e local (ou meio telemático) em primeira e segunda convocação: esta, na prática, trinta minutos depois;
• ordem de trabalhos detalhada, ponto a ponto;
• antecedência de envio de pelo menos dez dias.

O envio por correio electrónico só vale se o condómino tiver indicado o endereço. O PDF gerado não prova, por si, que a carta foi registada ou que o email chegou. Deliberações de uma convocatória inválida são anuláveis no prazo de 60 dias (artigo 1433.º). Pontos vagos («assuntos diversos») não sustentam votações de contas, orçamento, administrador ou inovações (artigo 1425.º, dois terços do valor do prédio).

A assembleia ordinária situa-se na primeira quinzena de janeiro. A convocatória da plataforma não conta os dias: quem envia a tempo é a agência.

Elementos legais da ata

O modelo de ata deve permitir registar:

• data, hora de abertura e de encerramento, local ou meio;
• carácter da assembleia e se decorreu em primeira ou segunda convocação;
• presenças e representações, com fração e permilagem em ‰;
• quorum;
• para cada ponto: proposta, votos a favor, contra e abstenções em permilagem, texto da deliberação;
• declarações de voto, quando pedidas.

A Lei n.º 8/2022 deu à ata força de título executivo para as quotas deliberadas. Uma ata que diga só «aprovado por maioria», sem ‰, enfraquece essa força. A ata disponibiliza-se no prazo de 30 dias e arquiva-se. O LaissPdf não assina pelos condóminos nem substitui o livro de atas, se a assembleia o mantiver.

Na reunião, as presenças e o voto por permilagem registam-se no módulo de Assembleias; o PDF da ata lê esses dados. Se o cadastro da fração estiver errado, a ata sai errada.

Campos com chavetas

No corpo do modelo aparecem três famílias de marcas:

• valores da plataforma, no formato {{condominio.nome}}, {{agencia.licenca_ami}}, {{documento.doc_id}}, {{documento.data_extenso}} e semelhantes;
• campos preenchidos no momento da geração, no formato {{campo:chave|Etiqueta visível}}, por exemplo o local da reunião ou a ordem de trabalhos;
• tabelas geradas pelo cadastro, no formato {{tabela:permilagens}}, {{tabela:fracoes}} ou {{tabela:condominos}}.

Os valores da plataforma e as tabelas vêm do condomínio e da agência. Os campos de utilizador ficam em branco se ninguém os completar no formulário de geração. Os campos narrativos (não datas, local ou letra da fração) têm o botão Sugerir com IA, que pede uma redacção ou, em desenvolvimento, um rascunho a partir do cadastro. A responsabilidade do texto continua a ser da administração.

Não se devem inventar chavetas de um motor que não existe. {{condomino.nif}} ou {{voto.electronico}} não fazem parte da linguagem actual. A lista útil está nos modelos e no cadastro: nome e morada do prédio, número de frações, permilagem total, taxa mensal de referência, dados da agência, data e DocID do documento.

Depois de gerado, o Markdown do documento concreto pode ainda ser revisto antes do PDF final. Os blocos que a plataforma protege (anexos de frações) destinam-se a não ser adulterados. Alterar uma permilagem só no PDF, sem corrigir o cadastro, cria dois arquivos incompatíveis.

Comunicar o documento (não chega gerar)

Gerar o PDF não o envia nem o mostra no portal. Sai como rascunho, para a agência rever o texto (incluindo o que a IA sugeriu). O processo lógico de um aviso aos condóminos é:

1. Rever o Markdown na ficha do documento.
2. Publicar (estado Final), o PDF passa a estar no portal do morador, com a visibilidade do tipo (condomínio para o aviso; fração para a declaração de encargos; só a agência para «outro»).
3. Enviar por email aos moradores com endereço no cadastro. A Lei n.º 8/2022 admite o correio electrónico quando o condómino indicou o endereço; o email do cadastro da fração é esse endereço. Quem não tem email no cadastro não recebe, daí a afixação.
4. Imprimir e afixar em local visível do prédio. O email e o portal não substituem a afixação nem, quando a lei a exigir (convocatória), a carta registada.

A ficha do documento tem estes passos. Os envios ficam em Emails. Em desenvolvimento, o correio fica na caixa local, não na Internet.

Um aviso geral não é convocatória: não conta os dez dias do artigo 1431.º. Continua a ser um acto da administração, e a prova de que chegou a todos não é o DocID.

O que o documento não faz

O PDF do PrumoSGC® não é certidão da conservatória, documento autenticado nem acto notarial. Não prova, por si, que a carta registada foi enviada, nem que o quórum se verificou na sala. Não calcula as maiorias legais nem impede uma ordem de trabalhos incompleta.

A plataforma não valida o conteúdo que a agência redige nos campos livres. Uma ordem de trabalhos omissa, uma declaração de encargos com dívida omitida ou um regulamento com sanções desproporcionadas saem tão nítidas em A4 como um texto correcto. A responsabilidade é de quem administra, nos termos dos artigos 1435.º e 1436.º.

O arquivo fiscal das faturas (dez anos) e o Modelo 10 (até 28 de fevereiro) não passam pelo LaissPdf. As guias de quota PDF/CSV são outro circuito: avisos de quota para o software certificado da agência, não este motor de modelos.