Fundo comum de reserva: obrigações e boas práticas

Uma reserva exigida por lei

O condomínio vive de prestações periódicas. Uma avaria no elevador, uma infiltração na cobertura ou a franquia de um sinistro chegam sem calendário. O artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de outubro, impõe um fundo comum de reserva de montante não inferior a 10 % do orçamento anual.

O fundo não é um hábito de prédios bem geridos: é obrigação legal. Cabe à assembleia aprová-lo no mesmo ciclo em que aprova o orçamento; cabe ao administrador cobrá-lo, depositá-lo em conta própria e prestá-lo nas contas.

Muitos técnicos recomendam uma percentagem superior (15 % a 25 %) em edifícios antigos ou com equipamentos no fim de vida. A assembleia pode ir além do mínimo. Não pode ficar abaixo.

A base de cálculo

A base é o orçamento anual das despesas ordinárias: limpeza, electricidade das zonas comuns, manutenção de elevadores, seguro mínimo de incêndio, administração, inspecções periódicas, higiene, pequenos reparos de rotina.

Não entram nessa base, em regra, os rateios extraordinários já destinados a uma obra pontual (reabilitação de fachada, substituição integral de cobertura, inovação do artigo 1425.º). Misturar o extraordinário na base inflacionaria o fundo sem correspondência com a gestão corrente; excluir custos claramente ordinários reduziria o fundo abaixo do mínimo.

Sendo O o orçamento ordinário anual e p a permilagem da fração, a contribuição anual mínima para o fundo é:

(10 % × O) × p / 1000

Frequentemente dilui-se nas prestações mensais. A assembleia deve ver o número separado da quota de exploração, mesmo quando o aviso de pagamento venha num só documento.

Na falta de regra especial no título, o fundo reparte-se pela permilagem do artigo 1424.º, como as demais quotizações.

Conta bancária distinta

O fundo vive em conta bancária própria, titulada pelo condomínio (NIF que começa por 9), distinta da conta corrente de exploração. Misturar reserva e tesouraria no mesmo saldo torna impossível saber, no fim do ano, se o mínimo legal está cumprido.

O administrador não usa a conta do fundo para pagar a limpeza do mês. Se a conta corrente fica a descoberto por quotas em atraso, a solução é cobrar, não esvaziar a reserva.

Os movimentos (contribuições, utilizações, eventuais rendimentos) devem ser reconciláveis com extractos e aparecer no balancete apresentado em janeiro.

Para que pode ser usado

O destino legal é a conservação extraordinária do edifício, não o financiamento de inovações de mero conforto, nem a cobertura, ano após ano, de um orçamento ordinário mal calculado.

Utilizações típicas, quando a assembleia o autorize ou quando a urgência o imponha:

• reabilitação de cobertura ou fachada;
• substituição de elevador ou de coluna predial;
• reparação grave após sinistro, na parte não coberta pelo seguro;
• obras de conservação de custo elevado que o orçamento ordinário não comporta.

Instalar um ginásio na cave ou um sistema de videovigilância «porque há saldo no fundo» não é conservação extraordinária. A assembleia pode deliberar uma inovação (artigo 1425.º, em regra dois terços do valor do prédio) e financiá-la por rateio próprio; isso não transforma o fundo numa poupança livre.

Relação com o orçamento e as contas

O fundo constitui-se além das despesas de exploração. Um orçamento de 20 000 € implica, no mínimo, 2 000 € de reserva no mesmo exercício. As quotas mensais devem reflectir os dois blocos, para o condómino não descobrir em Novembro que «faltava o fundo».

Na prestação de contas, o administrador mostra o saldo inicial, as contribuições cobradas, as utilizações deliberadas, o saldo final e a confrontação com o mínimo de 10 % daquele ano. Um fundo que foi gasto em despesa corrente e «reposto no papel» não cumpre o artigo 4.º.

Os documentos bancários e as deliberações que autorizaram utilizações conservam-se com o restante arquivo fiscal, em regra dez anos.

Depois de uma utilização deliberada, o fundo deve ser reconstituído no ciclo orçamental seguinte, de modo a voltar a representar pelo menos 10 % do novo orçamento ordinário. Gastar a reserva numa cobertura e ficar a zero no ano seguinte, sem plano de reposição, esvazia a obrigação legal. A reconstituição reparte-se pela permilagem, como a contribuição inicial.

A assembleia pode, no mesmo ponto ou em ponto autónomo, deliberar uma quota extraordinária para uma obra concreta, em paralelo com o fundo. Os dois instrumentos não se confundem: o fundo é permanente e mínimo; o rateio extraordinário é pontual e ligado a um custo. Financiar uma inovação (artigo 1425.º) com o fundo, sem maioria de dois terços quando ela for exigida, junta dois vícios, destino ilegal da reserva e deliberação com maioria insuficiente.

Na substituição do administrador, o saldo da conta do fundo e os extractos entram no auto de entrega (15 a 30 dias). Um cessante que «devolve só a conta corrente» e retém a reserva, ou que a misturou na sua conta pessoal, deixa o sucessor sem prova do cumprimento do artigo 4.º.

No PrumoSGC

No PrumoSGC® a agência regista o orçamento do exercício e a percentagem do fundo (mínimo legal 10 %). A plataforma calcula o montante (orçamento × percentagem) e permite acompanhar o fundo face às despesas e às guias de quota cobradas. O balancete junta quotas (guias pagas), despesas por categoria e o fundo, em ecrã e em PDF.

A agência não abre contas bancárias pelo software, não faz transferências e não emite fatura certificada: as guias PDF/CSV servem para lançar as linhas no programa de facturação da agência. O PrumoSGC® também não bloqueia uma despesa «porque parece ordinária»: a qualificação legal continua a ser da assembleia e do administrador.